Sut mae Heddlu Gwent yn defnyddio gwybodaeth bersonol

Hysbysiad Preifatrwydd

Ar 25 Mai 2018 cynhyrchodd y DU ei thrydedd genhedlaeth o gyfraith diogelu data. Ar yr un dyddiad lansiwyd y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) drwy’r Undeb Ewropeaidd (yr UE) cyfan.

Bydd y gyfraith diogelu data newydd yn cymhwyso safonau GDPR yr UE ar gyfer prosesu data a ystyrir yn “ddata cyffredinol”, sef data sy’n cael eu prosesu am reswm nad yw’n ymwneud â gorfodi’r gyfraith na diogelwch gwladol. Gweler rhan 2 o’r gyfraith newydd i weld sut y dylai sefydliadau brosesu “data cyffredinol”.

Dim ond sefydliad a ystyrir yn “awdurdod cymwys” sy’n gallu prosesu data at ddibenion gorfodi’r gyfraith. Dibenion gorfodi’r gyfraith yw atal ac ymchwilio i droseddau a’u canfod neu eu herlyn neu roi cosbau troseddol, gan gynnwys diogelu rhag bygythiadau i ddiogelwch cyhoeddus a’u hatal. Gosodir y disgrifiad o “awdurdod cymwys” yng nghyfraith diogelu data, ac mae’n cynnwys ond nid yw’n gyfyngedig i sefydliadau megis heddluoedd, yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol a’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gweler rhan 3 o’r gyfraith i weld sut y dylai sefydliadau brosesu “at ddibenion gorfodi’r gyfraith”.

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio sut a pham mae Heddlu Gwent yn prosesu eich data personol, o dan Ran 2, “data cyffredinol” a Rhan 3 “data gorfodi’r gyfraith” a’r camau rydym yn eu cymryd i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Mae hefyd yn disgrifio eich hawliau o ran eich gwybodaeth bersonol a sut i gyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth os bydd gennych bryderon yngl?n â’r ffordd rydym wedi ymdrin â’ch data.

Pwy ydym ni?

Heddlu Gwent yw’r heddlu tiriogaethol sy’n gyfrifol am blismona ardaloedd Gwent, y Deyrnas Unedig, gan gynnwys ardaloedd awdurdodau unedol Caerffili, Sir Fynwy a Blaenau Gwent.

Prif Gwnstabl Heddlu Gwent yw’r “Rheolydd” ac, fel y cyfryw, ef sy’n gyfrifol yn gyffredinol am brosesu’n gyfreithlon yr holl ddata personol a brosesir gan yr heddlu. Fe’i cynorthwyir gan y “Swyddog Diogelu Data” sy’n rhoi cyngor ac arweiniad mewn perthynas â chyfraith diogelu data.

 

Y Prif GwnstablSwyddog Diogelu Data
Julian WilliamsYr Uned Rheoli Gwybodaeth
Pencadlys Heddlu GwentPencadlys Heddlu Gwent
CroesyceiliogCroesyceiliog
CwmbranCwmbran
NP44 2XJNP44 2XJ

 

Deddf Diogelu Data 2018 - Prosesu Cyffredinol (Rhan 2) a Phrosesu at ddibenion Gorfodi’r Gyfraith (Rhan 3)

Sut i gyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth

 

Prosesu o dan Ran 2 - Data Cyffredinol (GDPR)

Pam rydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol a ystyrir yn ddata cyffredinol?

Mae Heddlu Gwent yn prosesu gwybodaeth bersonol am amrywiaeth o resymau nad ydynt yn ymwneud â gorfodi’r gyfraith.

Er enghraifft, rydym yn prosesu data personol at y “dibenion cyfreithlon” canlynol er mwyn:

  • Ein helpu i gyflawni ein “Rhwymedigaethau Cyfreithiol” fel cyflogwyr,
  • Rheoli “Contractau” â’r rhai sy’n cyflenwi nwyddau a gwasanaethau i ni,
  • Ein helpu i gynorthwyo’r rhai rydym yn dod i gysylltiad â nhw, y gellir gwneud hynny drwy gael eu “Cydsyniad”, neu oherwydd ein “Diddordebau Dilys”, mae hyn yn cynwys prosesau i wella’r gwasanaeth a ddarparwn i’r cyhoedd.
  • Cyflawni tasgau a ystyrir yn rhai “Er budd y Cyhoedd”.

Am ba bobl rydym yn dal gwybodaeth bersonol?

Er mwyn cyflawni’r dibenion a ddisgrifir uchod gall Heddlu Gwent gael, defnyddio a datgelu gwybodaeth bersonol yn ymwneud ag amrywiaeth eang o unigolion gan gynnwys y canlynol:

  • Ein staff, swyddogion, gwirfoddolwyr, asiantau, gweithwyr dros dro ac achlysurol;
  • Cyflenwyr;
  • Achwynwyr;
  • Gohebwyr, ymgyfreithwyr ac ymholwyr;
  • Cynghorwyr, ymgynghorwyr ac arbenigwyr proffesiynol eraill;
  • Unigolion sydd ar goll neu sy’n agored i niwed;
  • Perthnasau, gwarcheidwaid a chydnabod yr unigolyn dan sylw;
  • Cyn-aelodau a darpar aelodau o staff, pensiynwyr a buddiolwyr.

Pa fath o wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu?

Bydd y math o wybodaeth bersonol a ddelir gennym yn amrywio, yn dibynnu ar y rheswm rydych wedi dod i gysylltiad â ni ond gall gynnwys y canlynol:

  • Eich enw a’ch cyfeiriad;
  • Amgylchiadau teuluol, ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol;
  • Manylion addysg a hyfforddiant;
  • Manylion cyflogaeth;
  • Manylion ariannol;
  • Nwyddau neu wasanaethau a ddarperir;
  • Tarddiad hiliol neu ethnig;
  • Barn wleidyddol;
  • Credoau crefyddol neu gredoau eraill o natur debyg;
  • Aelodaeth o undeb llafur;
  • Iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol;
  • Bywyd rhywiol;
  • Troseddau a throseddau honedig;
  • Achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau;
  • Delweddau sain a gweledol, gan gynnwys ffotograffau o staff a swyddogion;
  • Cyfeiriadau at gofnodion neu ffeiliau â llaw;
  • Gwybodaeth yngl?n â diogelwch ac iechyd;
  • Manylion am gwynion, digwyddiadau, ymgyfreitha sifil a damweiniau.

Byddwn yn defnyddio cyn lleied o wybodaeth bersonol â phosibl i gyflawni diben penodol. Gall eich gwybodaeth bersonol gael ei chadw ar system gyfrifiadurol, mewn cofnod papur megis ffeil ffisegol neu ffotograff.

O ble y cawn y wybodaeth bersonol?

Er mwyn cyflawni’r dibenion a ddisgrifiwyd gennym gallwn gael gwybodaeth bersonol o amrywiaeth eang o ffynonellau gan gynnwys y canlynol:

  • ·         Cyllid a Thollau EM;
  • ·         Cynrychiolwyr cyfreithiol a Chyfreithwyr;
  • ·         Llysoedd;
  • ·         Sefydliadau yn y sector gwirfoddol;
  • ·         Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu;
  • ·         Arolygiaeth Cwnstabliaeth Ei Mawrhydi;
  • ·         Archwilwyr;
  • ·         Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu;
  • ·         Llywodraeth ganolog, asiantaethau ac adrannau’r llywodraeth;
  • ·         Perthnasau, gwarcheidwaid neu bersonau eraill sy’n gysylltiedig ag unigolyn;
  • ·         Cyflogwyr presennol a blaenorol unigolion a’u darpar gyflogwyr;
  • ·         Cynghorwyr neu ymarferwyr gofal iechyd, cymdeithasol a lles;
  • ·         Sefydliadau addysg a hyfforddiant a chyrff arholi;
  • ·         Partneriaid busnes a chynghorwyr proffesiynol eraill;
  • ·         Cyflogeion, swyddogion ac asiantau Heddlu Gwent;
  • ·         Cyflenwyr, darparwyr nwyddau neu wasanaethau;
  • ·         Unigolion sy’n gwneud ymholiad neu g?yn;
  • ·         Sefydliadau a chynghorwyr ariannol;
  • ·         Asiantaethau gwirio credyd;
  • ·         Sefydliadau sy’n cynnal arolygon a sefydliadau ymchwil;
  • ·         Undebau llafur, cymdeithasau staff a chyrff proffesiynol;
  • ·         Llywodraeth leol;
  • ·         Sefydliadau gwirfoddol ac elusennol;
  • ·         Ombwdsmyn ac awdurdodau rheoleiddio;
  • ·         Y cyfryngau.

Sut rydym yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol?

Rydym yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol yn unol â gofynion Rhan 2 o Ddeddf Diogelu Data y DU 2018, sy’n cymhwyso safonau Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yr UE ar gyfer prosesu data a ystyrir yn “ddata cyffredinol”. Mae eich gwybodaeth bersonol, a ddelir ar ein systemau ac yn ein ffeiliau, yn ddiogel a chaiff ei phrosesu gan:

  • ·         ein staff a’n swyddogion;
  • ·         contractwyr, gwirfoddolwyr a “Proseswyr” sy’n gweithio ar ein rhan, yn unol â’u contract;

dim ond pan fo angen gwneud hynny at ddiben cyfreithlon.

Byddwn yn sicrhau y caiff eich gwybodaeth bersonol ei thrin yn deg ac yn gyfreithlon. Byddwn yn ceisio sicrhau bod unrhyw wybodaeth bersonol a ddefnyddir gennym neu ar ein rhan o’r ansawdd uchaf o ran cywirdeb, perthnasedd, digonolrwydd ac nad yw’n ormodol, yn cael ei chadw mor gyfredol â phosibl ac yn cael ei ddiogelu’n briodol.

Byddwn yn adolygu’ch data yn rheolaidd er mwyn sicrhau bod eu hangen o hyd a bod gennym ddiben cyfreithlon i barhau i’w cadw. Os nad oes diben cyfreithlon, yna caiff eich data eu dinistrio’n ddiogel.

Byddwn yn parchu eich hawl i wybodaeth o dan y Ddeddf.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol?

Er mwyn cyflawni’r dibenion a ddisgrifir, gall Heddlu Gwent ddatgelu gwybodaeth bersonol i amrywiaeth eang o dderbynwyr, pan fo angen gwneud hynny, gan gynnwys y rhai y ceir data personol oddi wrthynt. Gall hyn gynnwys:

  • ·         Gwasanaethau Cymorth i Ddioddefwyr a Throseddwyr;
  • ·         cyrff neu unigolion sy’n gweithio ar ein rhan, megis contractwyr TG neu sefydliadau sy’n cynnal arolygon;
  • ·         Llywodraeth leol;
  • ·         Llywodraeth ganolog;
  • ·         Ombwdsmyn ac awdurdodau rheoleiddio;
  • ·         Y cyfryngau;
  • ·         Darparwyr Gofal Iechyd.

Caiff data personol eu datgelu ar sail achos unigol a dim ond gwybodaeth bersonol, sy’n ymwneud yn benodol â’r diben a’r amgylchiadau a gaiff ei datgelu a bydd rheolaethau angenrheidiol ar waith.

Bydd Heddlu Gwent hefyd yn datgelu gwybodaeth bersonol i gyrff neu unigolion eraill pan fydd yn ofynnol gwneud hynny, o dan unrhyw ddeddfwriaeth, cyfraith neu orchymyn llys. Gall hyn gynnwys:

  • ·         y Gwasanaeth Cynhaliaeth Plant
  • ·         Gwasanaeth Cynghori a Chynorthwyo Llys i Blant a Theuluoedd;
  • ·         Y Swyddfa Gartref;
  • ·         Llysoedd;
  • ·         unrhyw Gorff Rheoleiddio arall a all ddangos bod diben dilys dros brosesu eich data personol.

Gall Heddlu Gwent hefyd ddatgelu gwybodaeth bersonol yn ôl ei ddisgresiwn at ddiben unrhyw achosion cyfreithiol neu mewn cysylltiad â nhw, neu er mwyn cael cyngor cyfreithiol.

Sut rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel?

Mae Heddlu Gwent yn cymryd diogelwch yr holl wybodaeth bersonol sydd o dan ein rheolaeth yn wirioneddol o ddifrif. Byddwn yn cydymffurfio â’r rhannau perthnasol o’r ddeddfwriaeth yn ymwneud â diogelwch, ac yn ceisio cydymffurfio ag arfer awdurdodedig Sicrwydd Gwybodaeth y Coleg Plismona, a’r rhannau perthnasol o Safon Diogelwch Gwybodaeth ISO27001.

Byddwn yn sicrhau bod polisïau a hyfforddiant priodol, yn ogystal â mesurau technegol a gweithdrefnol, ar waith. Bydd y rhain yn cynnwys ond nid ydynt yn gyfyngedig i sicrhau bod ein hadeiladau yn ddiogel a bod mesurau ffisegol digonol ar waith i’w diogelu. Dim ond y rhai sydd â phrawf adnabod priodol, a rhesymau dilys dros hynny, a gaiff fynediad i’r ardaloedd sydd ond yn agored i’n swyddogion, ein staff a staff ein hasiantaethau partner. Rydym yn cynnal archwiliadau o ddiogelwch ein hadeiladau er mwyn sicrhau bod diogelwch yn ddigonol. Mae ein systemau yn cyrraedd safonau diogelwch priodol y diwydiant a’r llywodraeth.

Rydym yn cynnal archwiliadau ac arolygiadau rheolaidd, er mwyn diogelu ein systemau gwybodaeth â llaw ac electronig rhag colli a chamddefnyddio data, a dim ond pan fo rheswm dilys dros wneud hynny y byddwn yn caniatáu mynediad atynt. Mae ein gweithdrefnau gweithredol a’n polisïau safonol yn cynnwys canllawiau caeth yngl?n â sut y gellir defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol a geir ynddynt. Caiff y gweithdrefnau hyn eu hadolygu’n rheolaidd er mwyn sicrhau bod ein mesurau i ddiogelu gwybodaeth yn gyfredol.

Am faint o amser y byddwch yn cadw fy ngwybodaeth bersonol?

Bydd Heddlu Gwent yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag sy’n angenrheidiol at y diben neu’r dibenion penodol y caiff ei dal.

Caiff cofnodion sy’n cynnwys eich gwybodaeth bersonol sy’n cael ei phrosesu at ddibenion “data cyffredinol” eu rheoli yn unol â Rhestr Gadw Heddlu Gwent.

Beth yw fy hawl i wybodaeth?

Ceir newid allweddol yn y Ddeddf Diogelu Data newydd yn ymwneud â hawliau unigolion. Mae’r gyfraith yn egluro ac yn ymestyn hawliau a fodolai o dan Ddeddf Diogelu Data 1998, yn ogystal â chyflwyno rhai newydd.

Bydd eich hawl i wybodaeth yn dibynnu ar y rhesymau pam a sut y casglwyd eich gwybodaeth a pham mae’n cael ei defnyddio.

Mae eich hawl i wybodaeth mewn perthynas â data personol, a ystyrir yn “ddata cyffredinol”, fel a ganlyn:

Yr hawl i gael eich Hysbysu - Mae hon yn gosod rhwymedigaeth ar Heddlu Gwent i ddweud wrthych sut rydym yn cael eich gwybodaeth bersonol ac yn disgrifio sut y byddwn yn ei defnyddio, ei chadw a’i storio a gyda phwy y gallwn ei rhannu.

Rydym wedi paratoi’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn er mwyn esbonio sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol a dweud wrthych beth yw eich hawliau o dan y ddeddfwriaeth.

Hawl Mynediad - Fe’i gelwir yn hawl gwrthrych i weld gwybodaeth fel arfer, sef yr hawl sy’n caniatáu i chi weld eich data personol a gwybodaeth atodol, ond mae’n destun rhai cyfyngiadau.

Yr Hawl i ofyn am Gywiriad - Mae gennych yr hawl i ofyn am i ddata personol gael eu cywiro os yw’r data personol yn anghywir neu’n anghyflawn.

Yr Hawl i Ddileu – Gelwir yr hawl i ddileu yn ‘yr hawl i gael eich anghofio’ hefyd. Mae’r hawl hon yn eich galluogi i ofyn am i ddata personol gael eu dileu neu eu tynnu pan nad oes rheswm cymhellol dros barhau i’w prosesu.

Yr Hawl i Gyfyngu ar Brosesu - Mae gan unigolion yr hawl i atal data personol rhag cael eu prosesu. Pan fydd cyfyngiad ar brosesu, caniateir i sefydliadau storio’r data personol, ond nid eu prosesu ymhellach.

Yr Hawl i Gludadwyedd Data - Mae’r hawl i gludadwyedd data yn caniatáu i chi, mewn rhai achosion, gael ac ailddefnyddio eich data personol at eich dibenion eich hun mewn gwasanaethau gwahanol.

Yr Hawl i Wrthwynebu - Mae gan unigolion yr hawl i wrthwynebu’r canlynol:

  • Prosesu eich data personol ar sail diddordebau dilys neu gyflawni tasg er budd y cyhoedd/arfer awdurdod swyddogion (gan gynnwys proffilio);
  • Prosesu eu data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol (gan gynnwys proffilio);
  • Prosesu eu data personol at ddibenion ymchwil wyddonol/hanesyddol ac ystadegau.

Hawliau mewn perthynas â Gwneud Penderfyniadau Awtomataidd - Ystyr gwneud penderfyniadau unigol awtomataidd a phroffilio yw penderfyniad a wneir drwy fodd awtomataidd heb unrhyw ymwneud dynol.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am eich hawl i wybodaeth neu sut i wneud Cais Hawl i Wybodaeth dilynwch y ddolen briodol:

Eich Hawl i Wybodaeth > Gwneud Cais am Wybodaeth a Ddelir Amdanoch ar Systemau Heddlu Gwent

Prosesu o dan Ran 3 Gorfodi’r Gyfraith

Pam rydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion gorfodi’r gyfraith?

Mae dyletswydd statudol ar Heddlu Gwent i gynnal y gyfraith, atal troseddau, dod â throseddwyr gerbron llys barn a diogelu’r cyhoedd. Er mwyn gwneud hyn, mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol o dan sail gyfreithlon ‘budd y cyhoedd’ ac ‘awdurdod swyddogol‘. Mae hyn yn golygu ein bod yn prosesu eich gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni tasgau a osodir o dan y gyfraith ac a ddisgrifir ar y cyd fel gweinyddu cyfiawnder.

Mae gweinyddu cyfiawnder yn cynnwys atal a chanfod troseddau; arestio ac erlyn troseddwyr; diogelu bywyd ac eiddo; cadw trefn; cadw cyfraith a threfn; cynorthwyo’r cyhoedd yn unol â pholisïau a gweithdrefnau’r heddlu; diogelwch gwladol; amddiffyn achosion sifil ac unrhyw un o ddyletswyddau neu gyfrifoldebau’r heddlu sy’n codi o gyfraith gyffredin neu statud.

At ddibenion cofnodi troseddau lleol a chudd-wybodaeth mae Prif Gwnstabl Heddlu Gwent yn Gyd-Reolydd â Phrif Gwnstabl Heddlu Gwent.

Data personol pwy rydym yn eu prosesu at ddibenion gorfodi’r gyfraith?

Er mwyn cyflawni’r dibenion a ddisgrifir uchod, gall Heddlu Gwent gael, defnyddio a datgelu gwybodaeth bersonol yn ymwneud ag amrywiaeth eang o unigolion, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol:

  • ·         Troseddwyr a throseddwyr a amheuir;
  • ·         Tystion neu unigolion sydd yn rhoi gwybod am droseddau;
  • ·         Unigolion sy’n trosglwyddo gwybodaeth i Heddlu Gwent;
  • ·         Dioddefwyr presennol a blaenorol a darpar ddioddefwyr.

Pa fath o wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu?

Er mwyn cyflawni ein cyfrifoldeb statudol byddwn yn prosesu amrywiol fathau o ddata personol, gan gynnwys:

  • ·         Eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad a manylion cyswllt;
  • ·         Manylion cyflogaeth;
  • ·         Manylion ariannol;
  • ·         Tarddiad hiliol neu ethnig;
  • ·         Barn wleidyddol;
  • ·         Credoau crefyddol neu gredoau eraill o natur debyg;
  • ·         Iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol;
  • ·         Bywyd rhywiol;
  • ·         Troseddau a throseddau honedig;
  • ·         Achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau;
  • ·         Rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion;
  • ·         Dynodwyr corfforol, gan gynnwys DNA, olion bysedd a samplau genetig eraill;
  • ·         Delweddau ffotograffig, sain a gweledol
  • ·         Cudd-wybodaeth Droseddol;
  • ·         Gwybodaeth yn ymwneud â diogelwch;
  • ·         Manylion am ddigwyddiadau a damweiniau.

Byddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth bersonol sydd ei hangen i gyflawni diben neu ddibenion penodol. Gall gwybodaeth bersonol fod yn wybodaeth a ddelir ar gyfrifiadur, mewn cofnod papur megis ffeil neu ddelweddau, ond gall hefyd gynnwys mathau eraill o wybodaeth a ddelir yn electronig megis delweddau teledu cylch cyfyng a fideo o ddyfeisiau a wisgir ar y corff.

O ble y cawn y wybodaeth bersonol?

Daw’r data sy’n cael eu prosesu gennym at ddibenion gorfodi’r gyfraith o amrywiaeth eang o ffynonellau, gan gynnwys:

  • ·         Asiantaethau eraill sy’n gorfodi’r gyfraith;
  • ·         Cyllid a Thollau EM;
  • ·         Asiantaethau a chyrff rhyngwladol sy’n gorfodi’r gyfraith;
  • ·         Awdurdodau trwyddedu;
  • ·         Cynrychiolwyr cyfreithiol;
  • ·         Awdurdodau erlyn;
  • ·         Cyfreithwyr;
  • ·         Llysoedd;
  • ·         Carchardai a Sefydliadau Troseddwyr Ifanc;
  • ·         Cwmnïau diogelwch;
  • ·         Asiantaethau partner sy’n rhan o strategaethau trosedd ac anhrefn;
  • ·         Sefydliadau yn y sector preifat sy’n gweithio gyda’r heddlu ar strategaethau gwrth-drosedd;
  • ·         Sefydliadau yn y sector gwirfoddol;
  • ·         Sefydliadau cymeradwy a phobl sy’n gweithio gyda’r heddlu;
  • ·         Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu;
  • ·         Arolygiaeth Cwnstabliaeth Ei Mawrhydi;
  • ·         Asiantaethau ac adrannau’r llywodraeth;
  • ·         Gwasanaethau brys megis y Frigâd Dân, y Gwasanaeth Iechyd Gwladol neu’r Gwasanaeth Ambiwlans; Unigolion a arestiwyd;
  • ·         Dioddefwyr;
  • ·         Tystion;
  • ·         Perthnasau, gwarcheidwaid neu unrhyw bobl eraill sy’n gysylltiedig â’r unigolyn;
  • ·         Systemau teledu cylch cyfyng Heddlu Gwent;
  • ·         Fideo o ddyfeisiau a wisgir ar y corff a gohebiaeth a anfonir atom.

Weithiau, cawn wybodaeth bersonol o ffynonellau megis heddluoedd eraill a’n systemau ein hunain megis ein system wybodaeth leol.

Sut rydym yn ymdrin â’ch gwybodaeth bersonol?

Rydym yn ymdrin â gwybodaeth bersonol yn unol â gofynion Rhan 3 o Ddeddf Diogelu Data 2018. Mae eich gwybodaeth bersonol a ddelir ar ein systemau ac yn ein ffeiliau yn ddiogel a dim ond ar sail “angen gwybod” y caiff ein staff, ein swyddogion neu ein proseswyr data sy’n gweithio ar ein rhan fynediad ati.

Byddwn yn sicrhau y caiff eich gwybodaeth bersonol ei thrin yn gyfreithlon ac yn deg gyda chyfiawnhad priodol. Dim ond at ddibenion cyfreithlon ac mewn cysylltiad â’n gofyniad i gynnal y gyfraith, atal troseddau, dod â throseddwyr gerbron llys barn, a diogelu’r cyhoedd y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth.

Byddwn yn ceisio sicrhau bod unrhyw wybodaeth bersonol a ddefnyddir gennym neu ar ein rhan o’r ansawdd uchaf o ran cywirdeb, perthnasedd, digonolrwydd ac na fydd yn ormodol. Byddwn yn ceisio ei chadw mor gyfredol â phosibl a byddwn yn diogelu’ch data rhag mynediad heb awdurdod a rhag cael eu colli.

Byddwn yn adolygu’ch data yn rheolaidd er mwyn sicrhau bod eu hangen o hyd a bod gennym ddiben cyfreithlon i barhau i’w cadw. Os nad oes diben cyfreithlon, yna caiff eich data eu dinistrio’n ddiogel.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol?

Er mwyn galluogi Heddlu Gwent i gyflawni ei ddyletswydd statudol efallai y bydd angen i ni rannu’ch data â sefydliadau eraill sy’n prosesu data am reswm tebyg, yn y DU a/neu dramor, neu er mwyn cadw pobl yn ddiogel. Mae’r sefydliadu hyn yn cynnwys:

  • ·         Asiantaethau eraill sy’n gorfodi’r gyfraith (gan gynnwys asiantaethau rhyngwladol);
  • ·         Asiantaethau partner sy’n gweithio ar fentrau i leihau troseddau;
  • ·         Partneriaid ym maes cyfiawnder troseddol;
  • ·         Llywodraeth leol;
  • ·         Awdurdodau sy’n ymwneud â rheoli troseddwyr;
  • ·         Asiantaethau rhyngwladol sy’n ymwneud â diogelwch gwladol rhyngwladol a domestig;
  • ·         Trydydd partïon sy’n rhan o ymchwiliadau sy’n ymwneud â diogelwch gwladol;
  • ·         Cyrff neu unigolion eraill pan fydd yn angenrheidiol er mwyn atal niwed i unigolion.

Ystyrir achosion o ddatgelu data personol ar sail unigol, a dim ond drwy ddefnyddio’r data personol sy’n briodol at ddiben ac amgylchiadau penodol, a gyda’r rheolaethau angenrheidiol ar waith.

Mae rhai o’r cyrff neu’r unigolion y gallem ddatgelu gwybodaeth bersonol iddynt wedi’u lleoli y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd - nid oes gan rai ohonynt gyfreithiau sy’n diogelu hawliau diogelu data mor helaeth ag sydd yn y Deyrnas Unedig. Os byddwn yn trosglwyddo data personol i diriogaethau o’r fath, byddwn yn ymrwymo i sicrhau bod mesurau diogelu priodol ar waith i ardystio bod y data personol wedi’u diogelu’n ddigonol yn unol â gofynion y ddeddfwriaeth.

Bydd Heddlu Gwent hefyd yn datgelu gwybodaeth bersonol i gyrff neu unigolion eraill pan fydd yn ofynnol gwneud hynny, neu o dan unrhyw ddeddfwriaeth, cyfraith neu orchymyn llys. Gall hyn gynnwys:

  • ·         y Swyddfa Twyll Difrifol;
  • ·         y Fenter Twyll Genedlaethol;
  • ·         Llysoedd.

Sut rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel?

Mae Heddlu Gwent yn cymryd diogelwch yr holl wybodaeth bersonol sydd o dan ein rheolaeth yn wirioneddol o ddifrif. Byddwn yn cydymffurfio â’r rhannau perthnasol o’r ddeddfwriaeth yn ymwneud â diogelwch, ac yn ceisio cydymffurfio ag arfer awdurdodedig Sicrwydd Gwybodaeth y Coleg Plismona, a’r rhannau perthnasol o Safon Diogelwch Gwybodaeth ISO27001.

Byddwn yn sicrhau bod mesurau polisi, hyfforddiant, technegol a gweithdrefnol priodol ar waith. Bydd y rhain yn cynnwys ond nid ydynt yn gyfyngedig i sicrhau bod ein hadeiladau yn ddiogel a bod mesurau ffisegol digonol ar waith i’w diogelu. Dim ond y rhai sydd â phrawf adnabod priodol, a rhesymau dilys dros fynediad, a gaiff fynediad i’r ardaloedd nad ydynt ond yn agored i’n swyddogion a’n staff. Rydym yn cynnal archwiliadau o ddiogelwch ein hadeiladau er mwyn sicrhau eu bod yn ddiogel. Mae ein systemau yn cyrraedd safonau diogelwch priodol y diwydiant a’r llywodraeth.

Rydym yn cynnal archwiliadau ac arolygiadau rheolaidd, er mwyn diogelu ein systemau gwybodaeth â llaw ac electronig rhag colli a chamddefnyddio data, a dim ond pan fo rheswm dilys dros wneud hynny y byddwn yn caniatáu mynediad atynt. Mae ein gweithdrefnau gweithredol a’n polisïau safonol yn cynnwys canllawiau caeth yngl?n â sut y gellir defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol a geir ynddynt. Caiff y gweithdrefnau hyn eu hadolygu’n rheolaidd er mwyn sicrhau bod ein mesurau i ddiogelu gwybodaeth yn gyfredol.

Am faint o amser y byddwch yn cadw fy ngwybodaeth bersonol?

Bydd Heddlu Gwent yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag sy’n angenrheidiol at y diben neu’r dibenion penodol y caiff ei dal. Caiff gwybodaeth bersonol a roddir ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu ei chadw, ei hadolygu a’i dileu yn unol â’r Canllawiau Cadw ar gyfer Cofnodion Enwau ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu

Caiff cofnodion eraill sy’n cynnwys eich gwybodaeth bersonol ac a broseswyd at ddibenion gorfodi’r gyfraith eu cadw yn unol â Chanllawiau’r Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth yr Heddlu (MoPI), a Pholisi Cadw Cofnodion Heddlu Gwent.

Pa hawliau sydd gennyf?

Ceir newid allweddol yn Neddf Diogelu Data 2018 yn ymwneud â hawliau unigolion. Mae’r gyfraith yn adnewyddu hawliau sy’n bodoli eisoes drwy eu hegluro a’u hymestyn a thrwy gyflwyno hawliau newydd.

Fodd bynnag, bydd eich hawl i wybodaeth yn dibynnu ar y rheswm pam a sut y casglwyd eich gwybodaeth a pham mae’n cael ei defnyddio.

Mae eich hawl i wybodaeth mewn perthynas â’ch data personol a broseswyd at ddibenion gorfodi’r gyfraith fel a ganlyn:

Yr hawl i gael eich Hysbysu - Mae hon yn gosod rhwymedigaeth ar Heddlu Gwent i ddweud wrthych sut rydym yn cael eich gwybodaeth bersonol ac yn disgrifio sut y byddwn yn ei defnyddio, ei chadw a’i storio a gyda phwy y gallwn ei rhannu.

Rydym wedi paratoi’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn er mwyn esbonio sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol a dweud wrthych beth yw eich hawliau o dan y ddeddfwriaeth

Hawl Mynediad - Fe’i gelwir yn hawl gwrthrych i weld gwybodaeth fel arfer, sef yr hawl sy’n caniatáu i chi weld eich data personol a gwybodaeth atodol, ond mae’n destun rhai cyfyngiadau.

Yr Hawl i ofyn am Gywiriad - Mae gennych yr hawl i ofyn am i ddata personol gael eu cywiro os yw’r data personol yn anghywir neu’n anghyflawn.

Yr Hawl i Ddileu a’r Hawl i Gyfyngu - Mae gennych yr hawl i ofyn am i’ch data personol gael eu dileu neu eu tynnu a/neu’r hawl i atal neu gyfyngu ar brosesu’ch data personol lle nad oes rheswm cymhellol dros barhau i’w prosesu.

Hawliau mewn perthynas â gwneud Penderfyniadau Awtomataidd - Ystyr gwneud penderfyniadau unigol awtomataidd a phroffilio yw penderfyniad a wneir drwy fodd awtomataidd heb unrhyw ymwneud dynol.

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am eich hawl i wybodaeth neu sut i wneud Cais Hawl i Wybodaeth dilynwch y ddolen briodol:

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am eich hawl i wybodaeth neu sut i wneud Cais Hawl i Wybodaeth dilynwch y ddolen briodol:

Eich Hawl i Wybodaeth > Gwneud Cais am Wybodaeth a Ddelir Amdanoch ar Systemau Heddlu Gwent

Sut i gyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth

Y Comisiynydd Gwybodaeth yw’r awdurdod annibynnol sy’n gyfrifol am sicrhau ein bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data yn y DU. Os bydd gennych bryder yngl?n â’r ffordd rydym wedi defnyddio’ch gwybodaeth bersonol neu os credwch fod y ffordd rydym wedi ymdrin â’ch data wedi cael effaith andwyol arnoch efallai y byddwch am gysylltu â’r Comisiynydd drwy ddefnyddio’r wybodaeth isod:

Llinell Gymorth

0303 123 1113 (Oriau agor arferol y swyddfa yw dydd Llun i ddydd Gwener rhwng 9am a 5pm)

E-bost

[email protected]

 

Cyfeiriad 

Information Commissioners Office

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

SK9 5AF

 


Newidiadau i’n Hysbysiad Preifatrwydd

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 25 Mai 2018.

Os bwriadwn ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ddiben newydd byddwn yn diweddaru ein hysbysiad preifatrwydd ac yn eich hysbysu am y newidiadau cyn dechrau unrhyw brosesu newydd.