Hysbysiad Preifatrwydd yr Adran Safonau Proffesiynol

Hysbysiad Preifatrwydd yr adran Safonau Proffesiynol ar gyfer aelodau’r cyhoedd sy’n gwneud cwyn yn erbyn yr heddlu

Mae Heddlu Gwent yn casglu a phrosesu data personol yn ymwneud ag aelodau’r cyhoedd sy’n cwyno yn erbyn yr heddlu er mwyn cofnodi ac ymdrin â’ch cwyn yn unol â Chanllaw Statudol Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu i’r gwasanaeth heddlu ynghylch ymdrin â chwynion, a Chanllawiau’r Swyddfa Gartref ar Weithdrefnau Camymddwyn gan Swyddogion Heddlu, Perfformiad Anfoddhaol a Rheoli Presenoldeb.

Pa wybodaeth ydym ni’n ei chasglu gan aelodau’r cyhoedd sy’n gwneud cwyn yn erbyn yr heddlu?

Pan fyddwch yn gwneud cwyn bydd Heddlu Gwent yn casglu’r wybodaeth bersonol rydych yn dewis ei darparu, sy’n cael ei chasglu ar sail unigol. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth megis eich enw a chyfeiriad, manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn, oedran, dyddiad a man geni a swydd. Mewn rhai achosion gallwch ddarparu enw, cyfeiriad a manylion cyswllt, gan gynnwys rhif ffôn a chyfeiriad e-bost,unrhyw aelod o’ch teulu, ffrind neu gyfreithiwr rydych yn ei benodi i weithredu ar eich rhan.  Byddwn hefyd yn casglu data monitro cydraddoldeb megis eich rhyw, cyfeiriadedd rhywiol, anabledd, ethnigrwydd a chred neu ffydd grefyddol os ydych yn dewis eu  darparu. 

Byddwn yn casglu manylion amgylchiadau’r digwyddiad neu’r rhyngweithio gyda Heddlu Gwent sydd wedi arwain at eich cwyn ac unrhyw gysylltiad parhaus sydd gennych gyda ni wrth i’ch cwyn gael ei hymchwilio megis mewn e-byst, llythyrau neu adroddiadau ysgrifenedig.

Gallwn gasglu a chyhoeddi ystadegau sy’n dangos gwybodaeth megis nifer y cwynion rydym yn eu derbyn ond nid yw’r rhain yn cynnwys gwybodaeth sy’n ei gwneud yn bosibl i adnabod unrhyw unigolion.

Pam mae Heddlu Gwent yn prosesu eich data personol?

Mae Adran 22 Deddf Diwygio’r Heddlu 2002 yn gofyn bod lluoedd heddlu’n ystyried Canllawiau Statudol Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu ar gyfer ymdrin â chwynion.

Dim ond at ddibenion prosesu eich cwyn rydym yn defnyddio’r wybodaeth rydych yn ei darparu ac ni fyddwn yn trosglwyddo gwybodaeth i drydydd partïon ac eithrio pan mae hynny’n angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni ein dyletswyddau’n gywir dan Ddeddf Diwygio’r Heddlu 2002 neu ofyniad cyfreithiol arall. 

Pwy sydd â mynediad at eich data?

Dim ond staff sydd angen mynediad at eich data er mwyn ein galluogi ni i gyflawni ein dyletswyddau mewn perthynas â chofnodi ac ymdrin â chwynion yn erbyn yr heddlu fydd â mynediad at eich data, ac eithrio lle mae angen rhannu eich data wrth berfformio ein dyletswyddau’n gywir dan Ddeddf Diwygio’r Heddlu 2002 neu ofyniad cyfreithiol arall.

Sut mae Heddlu Gwent yn diogelu fy nata?

Mae Heddlu Gwent yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif. Mae gennym bolisïau a rheolaethau mewnol ar waith i sicrhau nad yw eich data’n cael eu colli, eu camddefnyddio na’u datgleu’n ddamweiniol, ac na all unrhyw weithwyr gael mynediad atynt heblaw ar gyfer cyflawni eu dyletswyddau’n gywir.

Os oes gofyn i ni rannu eich gwybodaeth gyda sefydliad arall, fel Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu neu drydydd parti arall wrth i ni berfformio ein dyletswyddau’n gywir, gwneir hyn yn unol â’r canllawiau a ddarperir dan ganllawiau Dosbarthiad Diogelwch y Llywodraeth ar gyfer dogfennau swyddogol.     

Am ba hyd mae Heddlu Gwent yn cadw data am fy nghwyn?

Yn unol â Chanllawiau Cymdeithas Genedlaethol Penaethiaid yr Heddlu ar Gadw Cofnodion Heddlu byddwn yn cadw cofnod o’ch cwyn am chwe blynedd o ddiwedd cau’r ymchwiliad neu chwe blynedd o ddiwedd unrhyw gosb os arweiniodd y mater at weithdrefnau disgyblu ar gyfer unrhyw swyddog neu aelod staff.  

Gellir cadw’r cofnod yn hwy na chwe blynedd yn ôl disgresiwn yr adran Safonau Proffesiynol os yw’r swyddog neu aelod staff wedi derbyn cwynion eraill ers y digwyddiad diwethaf ac mae’r cwynion yn dangos patrwm ymddygiad.