Twyll busnes a sut i’w atal
Yn fras, twyll busnes yw’r bwriad neu’r weithred o gamliwio - sgamwyr sy’n dweud celwydd am eu hunain neu eu gweithredoedd – i ennill neu golli.
Gydag adnoddau prin ac mewn amodau economaidd anodd, mae busnesau bach a chanolig yn dueddol o feddwl mwy am arloesedd, twf a goroesi yn hytrach na diwydrwydd dyladwy, rheolaethau’r we a rheoli risg. Yn aml gall y rhain ymddangos yn waith drud a chaled ac yn gryn dipyn o waith papur.
Ond mae’r dull hwn yn gadael busnesau bach a chanolig yn arbennig o agored i dwyll, gyda nifer o berchnogion a rheolwyr yn anymwybodol o'r risgiau y mae eu busnesau yn eu hwynebu.
Mae’n bwysig cydnabod y gall twyll ddod o unrhyw le, gan gynnwys:
- aelodau staff
- cwsmeriaid
- cyflenwyr
- trydydd partïon sydd ddim yn gysylltiedig â’r busnes
O’r cychwyn, gall twyll ymddangos yn gymhleth ac anodd i’w ddeall, gan fod troseddwyr yn defnyddio amrywiaeth o ddulliau a thechnegau.
Ni allwn ddarparu un ateb i atal pob achos o dwyll busnes, ond bydd y wybodaeth isod yn eich helpu i adnabod y mathau mwyaf cyffredin ac i gymryd camau i’ch diogelu chi, eich staff a’ch busnes.
Deg awgrym i atal twyll busnes
Cofiwch y deg awgrym syml hyn i leihau’r risg o dwyll busnes ac i gadw eich busnes a’ch staff yn ddiogel.
1. Byddwch yn amheus
Os yw’n swnio’n rhy dda i fod yn wir, mae’n debyg ei fod. Cwestiynwch y canlynol yn drylwyr:
- bargeinion
- cyfleoedd
- dogfennau
- trafodion
- gwybodaeth
2. Adnabod eich busnes yn dda
Dylech gael dealltwriaeth drylwyr o’ch busnes er mwyn i chi wybod:
- sut mae’n gweithredu
- y staff a gyflogir
- y cynnyrch a’r gwasanaethau a ddarperir
- eich marchnad darged a’ch busnes
- eich rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol
Bydd hyn yn eich helpu i sylweddoli ar unwaith pan nad yw rhywbeth yn iawn.
3. Adnabod eich cwsmeriaid a’ch cyflenwyr
Pan fyddwch chi'n deall gyda phwy rydych chi'n gwneud busnes â nhw, byddwch yn sylwi ar unrhyw gais neu drafodiad busnes sy'n edrych yn anghywir i'r cwsmer neu'r cyflenwr hwnnw ac a allai fod yn dwyllodrus.
Dylech gynnal diwydrwydd dyladwy gan ddefnyddio dull sy’n seiliedig ar risg, fel gwirio manylion y cwsmer neu'r cyflenwr sydd gennych ar ffeil, yn ogystal â chwiliadau ar-lein.
4. Nodi meysydd lle mae eich busnes yn agored i dwyll
Dychmygwch sut gallai twyllwr dargedu eich busnes, yn fewnol ac allanol, a phrofwch y systemau rydych chi’n eu defnyddio’n barod i leihau risg. Sicrhewch eich bod chi a’ch staff yn adnabod y systemau hynny ac yn eu hadolygu’n gyson.
5. Datblygu strategaeth a siaradwch am dwyll
Meddyliwch am y strategaeth gywir ar gyfer atal a chanfod twyll: dylai gynnwys manylion am ddulliau rheoli a gweithdrefnau.
Mae staff yn edrych at berchnogion a rheolwyr am arweiniad i ymddygiad derbyniol. Siaradwch am dwyll gyda’ch staff, cyflenwyr a chysylltiadau eraill. Mae angen i'ch staff ddeall y risgiau a sut mae colledion yn effeithio ar y busnes ac arnyn nhw eu hunain.
6. Cymryd gofal ychwanegol yn erbyn ymosodiadau seiber
Gyda bygythiadau cynyddol o seiberdroseddu, dylech ddiogelu systemau technoleg eich busnes rhag ymosodiadau. Gwnewch yn siŵr eich bod chi'n gwneud copi wrth gefn o'ch systemau rhag ofn i rywbeth fynd o’i le.
7. Deall eich materion ariannol
Dylech ddeall sut mae arian yn gadael y cwmni, gan gynnwys:
- dulliau talu
- pwy sydd â’r awdurdod i wneud y taliadau hynny
- pwy sy’n gwirio bod taliadau yn ddilys
Dylech wastad fwrw golwg ar eich cyfriflenni banc.
8. Diogelu a gwarchod eich eiddo
Mae hyn yn cynnwys gliniaduron, cyfrifiaduron, ffonau clyfar ac eiddo deallusol. Dylech gynnwys yswiriant busnes i gwmpasu'r eitemau hyn os ydyn nhw dan fygythiad neu wedi'u dwyn. Dylech ddefnyddio a chynnal rhestr eiddo.
9. Datblygu cynllun gweithredu
Ystyriwch pryd y gallai fod angen cyngor proffesiynol neu gyfreithiol arnoch chi. Er bod atal yn well na gwella, mae'n bwysig eich bod chi a'ch busnes yn barod am y gwaethaf. Bydd cael cynllun gweithredu ar waith yn helpu i gyfyngu'ch colledion i dwyll.
10. Dylech wastad riportio twyll a chael help
Action Fraud yw canolfan genedlaethol y DU ar gyfer adrodd twyll a seiberdroseddu. Gallwch hefyd gael gwybodaeth am dwyll a throseddu ar y we sydd wedi’u cymell gan arian.
Gallwch hefyd riportio twyll i’r heddlu os ydych chi'n adnabod y person o dan amheuaeth neu os ydyn nhw dal yn yr ardal. Ffoniwch 101 i siarad ag un o’n gweithredwyr.